Tertarik untuk menguruskan sesuatu majlis? Ketahui lebih lanjut tentang Pekerjaan Event Coordinator dan Tanggung Jawabnya.

Tertarik untuk terjun ke bidang menguruskan event? Perkerjaan ini dianggap sebagai medan untuk menuai pengalaman.

Macam mana boleh terjadi? Perancang majlis terkenal sentiasa memulakan kerjaya mereka sebagai penyelaras acara terlebih dahulu.

Apa Itu Event Coordinator?

Jika perancang acara ditugaskan untuk mencipta konsep acara, penyelaras acara bertanggungjawab untuk mengawasi perjalanan acara.

Mereka sebenarnya ditugaskan untuk menguruskan setiap komponen majlis bagi memastikan agenda dapat berjalan dengan lancar.

Sebaik sahaja perancang acara telah menentukan visi untuk acara, penyelaras membantunya merealisasikan visi pelanggan.

Penyelaras akan menentukan vendor terbaik, menetapkan tarikh ketibaan vendor dan mengendalikan tugas logistik lain.

Biasanya syarikat pengurusan acara gergasi akan menyediakan 2 penyelaras untuk 1 perancang acara.

Walau bagaimanapun, syarikat yang masih membangun hanya akan bergantung kepada 1 penyelaras untuk melaksanakan keputusan eksekutif.

Penyelaras acara bertanggungjawab secara langsung kepada perancang acara dan lembaga eksekutif lain, namun, tugas mereka tidak semudah itu.

Mereka selalunya akan mengorbankan hari cuti mereka untuk menyelia sesuatu acara.

Mereka selalunya dikehendaki mengatur semua keperluan teknikal di lokasi acara hanya beberapa jam sebelum acara bermula.

Walaupun tidak kerap, perkara seperti ini boleh berlaku jika ada masalah.

Itulah sebabnya seorang penyelaras acara mesti mempunyai fokus yang baik, kemas dan teratur serta sentiasa bijak.

Bukan sahaja perancang acara mempunyai orang bawahan. Beberapa bahagian dan kakitangan mereka bertanggungjawab secara langsung kepada penyelaras acara.

Penyelaras dikehendaki memberi pesanan kepada ahli dan kakitangan baru yang dibahagikan kepada bahagian kecil seperti logistik dan katering.

Tugas dan Tanggung Jawab Event Coordinator

Seperti pekerja industri kreatif, profesion ini mempunyai pelbagai tugas yang mesti mereka laksanakan.

Macam mana boleh jadi? Tanggungjawab mereka meliputi keseluruhan perjalanan acara. Daripada memenuhi kehendak pelanggan hinggalah menyusun barang-barang kecil di acara.

Walaupun kerja penyelaras acara berbeza-beza mengikut keperluan acara, tugas dan tanggungjawab mereka secara amnya cenderung sama.

Berikut ialah senarai huraian kerja dan tanggungjawab Event Coordiantor

• Selaraskan butiran acara yang berbeza. Seperti persidangan, perkahwinan, hari lahir, acara amal, konsert muzik, pameran perdagangan, mesyuarat perniagaan, acara penghargaan pekerja dan banyak acara maya.
• Kira bajet dan pantau jumlah perbelanjaan.
• Menyediakan keperluan penginapan para penghibur.
• Menyediakan pilihan untuk katering dan vendor makanan dan minuman.
• Lawati lokasi acara untuk merancang susun atur tempat duduk dan keperluan hiasan.
• Tentukan jadual untuk emcee, vendor dan tetamu.
• Menyelaras dan memantau jadual acara majlis
• Menyelaras semua usaha penyertaan untuk menghebahkan acara tersebut.
• Sediakan senarai kerja untuk kakitangan. Jadual yang disediakan memenuhi keperluan pengurusan acara, termasuk protokol keselamatan dan keperluan peralatan.
• Menyelaras logistik acara, termasuk pendaftaran peserta, keperluan persembahan dan bahan penilaian sebelum dan selepas acara.
• Kekalkan inventori seperti tirai latar, projektor, komputer dan bahan paparan lain.

Skill dan Kelayakan Event Coordinator

Menjadi pekerja dalam industri pengurusan acara adalah pekerjaan yang sangat bermanfaat bagi mereka yang sukakan cabaran.

Jadi, apabila anda berhasrat untuk mencapai kejayaan dalam industri pengurusan acara, anda memerlukan pelbagai kemahiran untuk menyokong kerjaya dan kehidupan peribadi anda.

Berikut adalah senarai kemahiran dan kelayakan yang perlu ada pada penyelaras acara.

1. Kemahiran berorganisasi
   Event Coordinator adalah orang yang sangat teratur. Jadi, senarai kualiti pertama yang mesti dimiliki oleh bakal penyelaras ialah sepasang mata yang tajam dan mata yang sensitif untuk perincian. Mereka akan kerap menyemak jadual, belanjawan dan butiran lain untuk memastikan acara berjalan seperti enjin kereta baharu.
2. Networking
   Event coordinator mesti mempunyai perhubungan yang luas. Industri pengurusan acara didorong oleh individu yang fasih membina hubungan dengan pelbagai pelanggan dan vendor. Jadi, bakal penyelaras acara mesti mempunyai kemahiran rangkaian yang hebat. Terutama kerana mereka akan berunding dengan artis, vendor peralatan, dan penyedia katering.
3. Kebolehsuaian
   Event Coordinator terbaik mempunyai sikap yang tenang, sejuk dan yakin dengan pelanggan dan vendor. Mereka mempunyai keupayaan untuk berfikir dengan cepat jika masalah berlaku semasa sesuatu acara. Pekerja industri pengurusan acara dipalsukan oleh pelbagai aktiviti. Orientasi utama mereka adalah untuk memenuhi kehendak pelanggan. Dengan cara itu, adalah wajar pekerja dalam industri ini akan dihujani dengan pelbagai permintaan dan jadual yang padat. Pastikan anda mampu menyesuaikan diri dengan persekitaran seperti ini.
4. Pengetahuan asas event coordinator
   Profesional acara mesti mempunyai pengetahuan tentang keperluan asas acara. Mereka mesti tahu cara menjaga artis dan pemuzik, penyewaan bangunan, dan helah hiasan yang mengagumkan. Anda perlu memahami permintaan pelanggan, sama ada kehendak mereka munasabah atau tidak. Mengetahui asas ini akan membantu anda membina hubungan yang lebih baik dengan vendor dan pelanggan. Pengetahuan ini juga boleh membantu anda mencipta pengalaman acara yang hebat untuk semua orang yang terlibat.